Как перейти на электронные трудовые книжки

Как перейти на электронные трудовые книжки — Право на vc.ru

С 1 января начался переход на электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку постепенно заменят на электронный учет. Что нужно сделать работодателю в связи с таким переходом, какие подготовить документы и как уведомить сотрудников?

Рекомендации от экспертов «Актион 360».

Что сделать в связи с переходом

В связи с переходом на электронные трудовые книжки работодателю в 2020 году нужно сделать следующее:

Определить ответственных лиц, которые будут вести и передавать сведения для электронной трудовой книжки в ПФР.
Завести корпоративный адрес электронной почты, на который сотрудники смогут присылать заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности. По этому же адресу сможете направлять им в ответ указанные сведения. При этом в должностной инструкции ответственного за электронную почту отдела кадров пропишите, с какой периодичностью он должен проверять сообщения. Отреагировать на письмо по электронной почте так же, как и на бумажное, работодатель должен в три рабочих дня. Поэтому проверять корпоративную почту нужно будет постоянно.
Подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками, и ознакомить с ними сотрудников.
Уведомить всех сотрудников об их праве сделать выбор в пользу бумажной или электронной трудовой книжки.
Получить от сотрудников письменные заявления о том, что они хотят оставить бумажную трудовую или вести ее только в электронном виде.
Обеспечить техническую готовность представлять сведения о трудовой деятельности сотрудников по новой форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Для этого заранее настройте программное обеспечение, чтобы передавать в ПФР новый отчет. Если ваша бухгалтерская или кадровая система не будет поддерживать новый отчет, скачайте бесплатную программу с сайта ПФР.
Каждый месяц отчитываться по новой форме СЗВ-ТД в ПФР.

Такие правила устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Какие локальные акты изменить в связи с переходом

В течение 2020 года работодателю необходимо подготовить, принять или изменить локальные акты организации, где прописан порядок работы с трудовыми книжками.

Так, в первую очередь придется изменить порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников. Для этого обновите раздел о документах, которые сотрудник предъявляет при приеме на работу.

Также укажите, как сотрудник может получить сведения о трудовой деятельности при прекращении трудового договора. Такая информация относится к порядку увольнения, поэтому она должна быть отражена (часть 4 статьи 189 ТК). Пропишите, как работник получит документ, если в день увольнения его не будет на работе или он откажется его получать.

Правила внутреннего трудового распорядка. Порядок формирования и выдачи сведений о трудовой деятельности работников Образец правил внутреннего трудового распорядка доступен на «Актион 360»

Кроме того, проверьте, какие еще локальные акты упоминают трудовую книжку. При этом учтите, что положения про трудовую книжку могут быть даже в коллективном договоре, если он у вас есть.

Как уведомить сотрудников о выборе трудовой книжки

Уведомить всех сотрудников о выборе формата трудовой книжки нужно в письменном виде не позднее 30 июня 2020 года. В уведомлении объясните сотруднику, что ему нужно решить: сохранять бумажную трудовую книжку или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Об этом сказано в статье 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Уведомление о праве отказаться от ведения бумажной трудовой книжки Образец уведомления в «Актион 360»

Для того чтобы отслеживать, каким сотрудникам уже направили уведомления и от каких получили заявления о выборе формата трудовой книжки, заведите реестр уведомлений и заявлений. Вести его можно как на бумаге, так и в электронном виде. В отдельной графе документа отмечайте, какую трудовую книжку выбрал сотрудник – бумажную или электронную.

Если используете бумажный вариант реестра, попросите сотрудника поставить подпись, что он получил трудовую книжку на руки. Так не придется делать вторые экземпляры уведомлений с подписью сотрудников и тем самым докажете, что выдали трудовые книжки.

Какие заявления получить от сотрудников

На основании уведомления о выборе формата трудовой книжки сотрудник должен определиться, какую трудовую будет вести работодатель. Решение сотрудники должны принять не позднее 31 декабря 2020 года.

Если сотрудник хочет сохранить бумажную книжку, он должен написать отдельное заявление в произвольной форме. В таком случае работодателю всегда придется вести бумажную книжку одновременно с электронной.

Заявление работника с просьбой продолжить вести бумажную трудовую книжку Скачайте образец заявления в «Актион 360»

Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки, он должен написать заявление, что он согласен перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Такой порядок устанавливает статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года.

Что делать в случае отказа от бумажной книжки

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, с 1 января 2021 года работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

При этом в трудовую книжку сотрудника внесите запись: «Работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации» (статья 2 закона № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года).

Как передать сведения о трудовой деятельности в ПФР

Вести электронные трудовые книжки будет Пенсионный фонд. А собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР должен работодатель (статья 66.1 ТК).

Чтобы передать указанные сведения в ПФР, разработали новый отчет по форме СЗВ-ТД. Для этого индивидуальный лицевой счет дополнили разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица».

Формировать электронные сведения работодатель будет с помощью своих программно-технических средств либо через бесплатный электронный сервис ПФР.

Сведения по форме СЗВ-ТД сдают все работодатели, в том числе индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники. Сведения подают в том числе на совместителей, дистанционных и надомных работников.

В том, как правильно заполнить форму СЗВ-ТД и подготовиться к другим изменениям, поможет разобраться справочно-образовательная платформа «Актион 360».

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать

Источник: https://vc.ru/legal/100896-kak-pereyti-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году?

Электронные трудовые книжки – нововведение, которое предусмотрено законодательством начиная с 2020 года. Говорить о пользе или вреде этой инициативы Правительства пока рано. Традиционная система имеет ряд преимуществ перед инновациями. Правовые основы работы с бумажными трудовыми книжками отработаны десятилетиями.

Для правильной настройки электронного документооборота между Пенсионным фондом и работодателями потребуется время. Многие работодатели озабочены вопросом о том, как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году? Нужно ли присылать работникам уведомления о переходе на электронные трудовые книжки.

На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в этой статье.

В 2020 изменились правила выдачи социальной стипендии для студентов. Также вам будет интересно узнать о возможности оплатить налоги через Личный кабинет налогоплательщика для физически лиц на Госуслугах.

Электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года. Правовая база

Давайте вначале узнаем обо всех изменениях, которые внесли в законодательство:

Трудовой кодекс РФ. Последние коррективы в текст нормативного акта были внесены в декабре 2019 года. Эти изменения установили право сотрудника использовать трудовую на электронном носителе.
Федеральный закон «О персонифицированном учете». Первоначальный текст документа принимался в 1996 году. В последствии законодатель вносил многочисленные коррективы в статьи документа. Последние изменения устанавливают обязанность работодателя направлять отчетность, которая станет аналогом бумажной трудовой книжки. Теперь все данные следует вводить в электронные трудовые книжки.
КоАП. Устанавливает ответственность должностных лиц предприятия за нарушение сроков передачи информации в Пенсионный фонд.
Приказы Пенсионного Фонда Российской Федерации. Путем издания подзаконных НПА закрепляются формы, бланки, алгоритмы заполнения.

Образец электронной трудовой книжки

К ним специалисты относят:

сведение к минимуму бумажного документооборота;
увеличение скорости обработки информации государственными органами;
снижение риска потери данных;
уменьшение технических ошибок, опечаток;
заверение копий трудовой книжки больше не требуется;
работодатель не сможет удерживать у себя трудовую книжку сотрудника в случае увольнения последнего;
работник может в любой момент проверить внесение изменений в трудовую книжку без обращения к работодателю через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
дистанционное оформление выхода на пенсию.

Минусы перехода на электронные трудовые книжки

Можно выделить негативные последствия следующего характера:

периодичность подготовки и сдачи отчетности будет значительно выше;
увеличивается риск штрафных санкций для работодателя;
появляется вероятность удаленного изменения или удаления информации из базы данных Пенсионного Фонда.

Пока, перечень минусов минимален. Однако, в процессе эксплуатации есть вероятность появления иных. Правоприменительная практика пока не наработана.

Бланк электронной трудовой книжки

Информационное содержание документа полностью аналогично традиционной бумажной основе. Работодатель обязан внести следующую информацию о сотруднике в бланк электронной трудовой книжки:

Фамилию, имя, отчество сотрудника.
Иные регистрационные данные.
Информацию о новом месте работы.
Информацию о рабочих периодах.
Занимаемую должность в организации согласно штатного расписания.
Информацию об уровне квалификации нового работника.
Дату принятия на работу.
Время прекращения трудовых правоотношений.
Дату изменения трудовых условий.
Основание разрыва трудовых правоотношений.

Бумажный носитель уйдет в прошлое. Для получения выписки из трудовой книжки придется:

обращаться к работодателю по последнему месту работы;
обратиться в Пенсионный Фонд лично или через многофункциональные центры.

Ведение трудовых книжек в электронном виде во многом упростит работу отдела кадров.

Электронная трудовая книжка — что делать работодателю

Первый год применения — переходный этап для этого проекта. Работодатель обязан уведомить сотрудников о наличии изменений в законодательстве до 1-го июня 2020 года. Для перевода персонала на трудовые книжки электронной формы необходимо получить письменное заявление. Если заявление от сотрудника не поступило на момент 31 декабря 2020 года, то работодатель продолжит вести делопроизводство по старому образцу. Форма этого заявления не утверждена и подается свободно.

Для подачи заявления позднее 31 декабря требуется уважительная причина. К таковой относится:

больничный;
декрет;
невыполнение работодателем обязанности по информированию сотрудника.

Пенсионным Фондом подготовлена форма новой отчетности. В ПРФ электронные трудовые книжки будут учитывать по обновленным программам. В течении 2020 года отчет подается по принятым от работников заявлениям. Отчет по электронным трудовым книжкам подается в месяцы, когда производилось движение по кадрам.

С 2021 года, работодатель будет подавать отчётность не позднее 15 числа каждого месяца. Отчет о приеме на работу сотрудника должен быть направлен в государственный орган не позднее следующего дня после приема или увольнения сотрудника.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки

Каждому работнику необходимо вручить уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Оно может быть составлено в письменной форме. Либо необходимо провести общее собрание, на котором объяснить, что теперь форма учета работников будет производиться в электронном виде.

Если работник желает перейти на электронную трудовую книжку, то он должен написать заявление на имя директора предприятия. В заявлении о переходе на электронную трудовую книжку нужно указать свои данные и изложить просьбу перейти на ведение электронной трудовой книжки.

После этого руководство предприятия издает приказ о переходе на электронные трудовые книжки.

Образец уведомления перехода на электронные трудовые книжки:

Посмотрите также образец заявления на электронную трудовую книжку:

Можно попросить работников написать заявление о том, что он желает вести бумажную трудовую книжку. Образец заявления здесь:

Переход на электронные трудовые книжки пошагово

Посмотрите, как осуществить переход на ЭТК пошагово:

Электронные трудовые книжки в 1С

Соответствующие формы отчетности будут включены в систему 1С для бухгалтеров и сотрудников отделов кадров. ПФР разрабатывает дополнительное бесплатное программное обеспечение, которое позволит минимизировать трудности работодателей при переходе на новую систему отчетности.

Многие спрашивают, как выглядит электронная трудовая книжка? Трудовая книжка в электронном виде выглядит точно также, как и обычная. Скачать электронную трудовую книжку можно будет на портале Госуслуг и в ПФР.

Есть вероятность того, что придется вносить коррективы во внутренние организационные документы. Например, такие как трудовые соглашения, коллективные договоры. Рекомендуется разработать внутренний регламент организации, в котором прописать алгоритм действий при ведении кадрового учета внутри организации.

Введение электронных трудовых книжек касается абсолютно всех работодателей и работников. Для тех, кто оформляется на работу впервые, с 2021 года ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) станет единственным вариантом. Для сотрудников, которые уже работают, должен быть предоставлен выбор. Работник сам должен сообщить, какой вариант документа он предпочитает: бумажный или электронный. Для этого работодателю придётся подготовить необходимые уведомления.

Действия работодателя

На первом этапе необходимо составить внутренний приказ организации о ведении электронных трудовых книжек и назначить ответственных лиц. Документ может быть составлен в свободной форме, но должен содержать следующие сведения: название и основные сведения организации;
фамилии лиц и вменённые им обязанности о составлении и предоставлении отчетности СЗВ-ТД в ПФР, а так же о выдаче работникам сведений по форме СТД-Р;
фамилии лиц, ответственных за уведомление сотрудников о предстоящих изменениях;
подписи лиц, упомянутых в приказе, а так же подпись генерального директора компании или другого уполномоченного на это лица.

Далее до 30.06.2020 ответственные лица должны вручить уведомления всем сотрудникам. В них должна содержаться информация, уведомляющая о том, что в связи с нововведениями в законодательстве работникам предстоит сделать выбор в пользу бумажных или электронных данных. Сотрудники должны подписать данные уведомления. Допускается сделать документ общим списком, а не индивидуально на каждого работника.

Посмотрите видео с подробными разъяснениями об использовании новых электронных трудовых книжек:

Получив уведомления, сотрудник вплоть до конца этого года вправе подать своему работодателю заявление о сделанном выборе.

Действия сотрудников

Если сотрудник остановил свой выбор на электронном варианте документа, руководить должен отдать бумажный бланк на руки сотруднику. Больше ответственности за неё он не несёт. Никаких записей делать не требуется.

Если работник выбирает бумажный вариант, то, по сути, трудовая деятельность будет отображаться в двух вариантах. Так как от подачи электронных сведений организацию никто не освобождает.

Что делать, если сотрудник вообще не подал никакого заявления? Тут мнение разнятся, некоторые считают, что автоматически стоит прекратить вести бумажный вариант и отдать его сотруднику. Другие склоняются к тому, что наоборот, стоит продолжить вести бумажный бланк.

Лучшим вариантом будет убедить сотрудников о необходимости выбрать электронную или бумажную трудовую книжку. До конца года ещё достаточно времени. Поэтому они успеют решить для себя, какой вариант ведения трудовой деятельности им ближе. И написать соответствующее заявление.

Какие отчёты сдавать организации?

В связи с нововведением у организации появились новые обязанности:

1. СЗВ-ТД — новый отчёт обо всех кадровых изменениях в компании. Отчёт сдаётся ежемесячно до 15 числа каждого месяца. То есть до 15 апреля следует подать данные за март. Указать необходимо все:

приемы на работу;
увольнения;
постоянные переводы;
прочие кадровые операции, совершенные в отчетном периоде.

Если в месяце, за который подаётся отчёт, изменений не было, то и отчёт сдавать нет необходимости. Со следующего года передавать кадровую информацию о приеме и увольнении придётся не позднее одного рабочего дня следующего за днем выхода приказа о данном событии. Сдавать отчетность на бумажном или электронном носителе — это работодатель определяет исходя из ситуации в своей организации. Специальная форма была разработана и утверждена в январе этого года.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Уволилась и узнала что беременна

2. СТД-Р — утверждённая форма сведений о трудовой деятельности. Сотрудник может получить выписку из электронной базы при увольнении или по запросу в любое время. Для этого ему необходимо обратиться с заявлением. И в течение трёх календарных дней получить данные о своей рабочей деятельности. Ранее была информация про форму СЗИ-ТД. Но она, в конечном итоге, так и не была подтверждена. Помимо работодателя запросить данные можно в МФЦ, отделении или через личный кабинет на сайте ПФР.

Выводы об электронных трудовых книжках

Процесс перевода документов в электронную форму неизбежен. Однако, о пользе этого процесса можно будет говорить только через время. Нужна ли электронная трудовая книжка? Сложнее ли ее заполнение? Обязательно ли ее вводить или можно обойтись старым добрым бумажным аналогом? На все эти вопросы ответит только время.

Еще одно видео, где коротко и тезисно объясняется ведение ЭТК:

Напишите комментарии, поделитесь вашими мыслями. Что вы думаете о необходимости введения электронных трудовых книжек. Кажется ли вам это необходимым шагом или можно было оставить все, как есть.

Источник: https://gosuslugi-vhod.ru/kak-perejti-na-elektronnye-trudovye-knizhki-2020/

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года.

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. работника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку. Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Электронные трудовые книжки с 2020 года — как подготовиться к переходу? Новая ежемесячная отчетность

Всем привет! Информация о том, что в 2020 году вводится новая система отчетности уже приходит в организации от налоговых органов. Законопроект уже подписан Президентом и опубликован, а значит уже можно подготавливаться к изменениям.

2020 год для работодателей будет переходным периодом, в котором необходимо будет поменять нормативные акты и предупредить сотрудников о возможности сохранить ведение бумажной трудовой или перейти на электронную. Полный переход на электронные трудовые книжки запланирован на 01.01.2021 года. А вот сдавать новую отчетность (СЗВ-ТД) будем уже с 2020 года.

Недавно я была на семинаре посвященной теме электронных трудовых книжек и в этой статье я расскажу, какие изменения планируются в связи со вступлением данного законопроекта, укажу все ссылки на официальные источники, по которым вы сможете отслеживать дальнейшие изменения и расскажу, что необходимо будет сделать в 2020 году в связи с этими изменениями.

Свидетельство о прохождении семинара-практикума по теме: Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки — законопроект

В июле 2019 года был зарегистрирован и направлен в Государственную думу законопроект № 748684-7 “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде”.

На данный момент Законопроект прошел все стадии — чтения и рассмотрения и уже опубликован. Все изменения при принятии данного законопроекта касаются информации о трудовой книжке. В статьи ТК РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ, в которых упоминалась трудовая книжка, будут внесены поправки:

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.
- За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — они касаются приема / передачи трудовой книжки. Т.е. в статьях раньше было указано, что, например, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки сотруднику, в течение 3-х дней после запроса. А раз теперь существует вероятность, что трудовая книжка не будет вестись в организации, то данное дополнение урегулирует эту ситуацию.
Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.
- Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые — тут речь идет о том, что при устройстве на работу раньше человек предъявлял трудовую книжку, а теперь может предъявить сведения о трудовой деятельности.
- За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется — говорится о том, что если на работу принимается лицо, поступающее на работу впервые, ему работодатель заводил трудовую книжку. А теперь все поступающие впервые на работу с 2021 года не будут иметь бумажной версии трудовой книжки.
- За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — в данном пункте говорилось о том, что при устройстве на работу, если у сотрудника нет трудовой книжки из-за потери или порчи, то работодатель по заявлению сотрудника оформлял новую. А теперь, если у сотрудника она не ведется на основании законопроекта, то делать этого не нужно.

Статья 66. Трудовая книжка.
- За исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется — тут говорится о внесении записей о трудовой деятельности сотрудника, а поправка вносит исключения.

А также статья 66 дополнена достаточно большим фрагментом содержания, в котором говорится о том, что:

Работодатель формирует информацию о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности включают в себя:
- Информацию о работнике,.
- Его трудовой функции.
- Переводах.
- Увольнениях.
- И указания оснований для прекращения трудового договора.
Работники, поступающие на работу могут предъявить сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой, или взамен ее.
Получить сведения о трудовой деятельности гражданин может:
- У работодателя.
- В МФЦ.
- В Пенсионном фонде.
- На Госуслугах.
Работодатель выдает сведения о трудовой деятельности работника не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления или в день увольнения сотрудника.
При обнаружении ошибки в сведениях сотрудник может написать заявление и работодатель обязан исправить или дополнить их.

Скачать Федеральный закон о внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что должен предпринять работодатель в связи с введением электронных трудовых книжек (ЭТК)

В целях реализации норм Трудового кодекса Российской Федерации работодатели в течение 2020 года осуществляют следующие мероприятия:

1) Принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости).

2) Подготовка изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры.

3) Обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности.

4) Письменное уведомление работников об изменениях в трудовом законодательстве связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или нет. Срок, до которого работодатели обязаны письменно уведомить каждого работника — 30 июня 2020 года включительно.

Т.

к законопроект прошел уже все сдадии, можно уже в 2019 году приступать к изменению нормативных актов, связанных с правилами трудового распорядка (по приему и увольнению), в которых упоминается “трудовая книжка” и дополнить их словами — “и (или) сведения о трудовой деятельности”. Делается все это нажатием двух клавиш (если у вас акты сохранены в электронном виде) — Ctrl + F — вводим в поиск — трудовая книжка, а дальше заменяем эту фразу на нужную нам — “трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности”. И все)

Так как электронная книжка не заменит бумажную в обязательном порядке — необходимо оповестить всех сотрудников о том, что они могут сделать выбор — продолжать ли вести трудовую в бумажном формате или перейти на сведения о трудовой деятельности.

Если сотрудник напишет заявление о том, что хочет что бы ему продолжили вести трудовую книжку, мы продолжим ее вести.

Это, конечно, не означает, что на данного сотрудника мы не будем вести электронную трудовую книжку Нет никто не говорил, что у работодателя или бухгалтера будет меньше работы) Если сотрудник хочет бумажную трудовую книжку, значит для него ведем бумажную, а для государства электронную)

Конечно же все консерваторы напишут заявление, что хотят вести бумажную версию трудовой, они ведь не доверяют этим электронным документам компьютерам и технологиям А вдруг система полетит =0 и что тогда? Как потом восстановить стаж?! На самом деле логика в этой позиции тоже есть задав такой вопрос Пенсионному фонду РФ, они ответили — “Нет, что вы, такое не возможно. У нас новейшие технологии и стабильный сервис.” Но это голословно, ни что не вечно под луной и каждая система дает сбой =) Но конечно какова вероятность такого события никто не скажет, да и нам выбора не дают.

Все вновь прибывшие сотрудники (т.е. те, кто устраивается впервые) с 01.01.2021 г. будут только с электронными трудовыми книжками, а точнее со сведениями о трудовой деятельности (СТД). Им выбора не дают, а значит постепенно все оцифруется и будет только в электронном виде.

Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) после введения электронных трудовых книжек

При переходе на электронную трудовую книжку не нужно заключать доп. соглашение с сотрудниками. А вот ознакомить их с новыми правилами внутреннего трудового распорядка будет необходимо.

Как я писала выше, изменения в правилах внутреннего распорядка в связи с введением электронных трудовых книжек легко изменить, если у вас данный акт сохранен в электронном виде. о приеме и увольнении сотрудников укажите новые условие о документах, которые сотрудник передает работодателю при трудоустройстве, а также получает при увольнении:

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет Работодателю:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые.

- Если трудовой договор заключается впервые, трудовая книжка оформляется Работодателем, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется.
- В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку, за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

В день прекращения трудового договора Работодатель обязан выдать Работнику трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности и произвести с ним расчет.

Образец ПВТР 2020 года с включенными изменениями по электронной трудовой книжке можете скачать тут — Правила внутреннего трудового распорядка на 2020 год (ПВТР).

Может ли работник оставить ведение бумажной трудовой книжки

Источник: https://vikabuh.ru/elektronnye-trudovye-knizhki/

Как перейти на электронные трудовые книжки с 2020 года

Электронные трудовые книжки с 2020 года – новая реальность, которая уже закреплена в законе. Как правильно перейти на ведение электронных трудовых книжек? Как вообще сделать такой переход работодателю и работнику? Нужно ли готовить какое то уведомление о переходе на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года? Данная материал является обзором о применении и ведение цифровых трудовых книжек с 2020 года. Новости про цифровизацию стажа уже стали законом.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Как соцзащита проверяет справки о доходах

Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года

С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.

Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.

Также см:

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.

у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1: Уведомите работников о переходе на электронную форму

До 1 июля 2020 года все работодатели обязаны уведомить каждого работника о том, что:

сведения о трудовом стаже теперь будет хранить ПФР в электронном виде;
работники вправе выбрать, как работодатель будет вести трудовые книжки.

Важно не забыть и о тех, кто “де-факто” не находится в офисе – находящиеся в декрете, сотрудники в отпусках за свой счет. Извещать подрядчиков-физлиц о новых правилах не нужно. Они работают по гражданско-правовому договору и трудовые книжки на них не ведутся.

Унифицированной формы уведомления нет. Поэтому можно самим “придумать” форму. Или можно использовать эти шаблоны:

В уведомлении попросите работников принять решение и подать заявление в конкретный месяц. Например, в январе 2020 года. Но вы не вправе требовать быстрее принять решение. Работник вправе определится до конца 2020 года.

СОВЕТ

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-pereyti-na-elektronnye-trudovye-knizhki-s-2020-goda

Электронные трудовые книжки

С 1 января 2021 года работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд информацию о своих сотрудниках в электронном виде.

Те, кто уже сейчас работает, могут оставить себе бумажную трудовую. Тогда работодателю придётся дублировать информацию: вносить её в бумажную трудовую и отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. На тех, кто будет устраиваться на работу впервые, бумажную трудовую заводить не нужно.

То, что в народе назвали электронной трудовой книжкой, — это форма отчёта, которую работодатель должен отправлять в Пенсионный фонд в электронном виде. Этот отчёт дублирует информацию, которую раньше вносили в бумажные трудовые:

место работы;
период работы;
должность;
квалификацию;
даты приёма, увольнения, перевода на другую работу;
основания для прекращения трудового договора.

Вся информация будет храниться на серверах Пенсионного фонда. Работник сможет посмотреть свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на сайте фонда.

Что нужно успеть сделать до 2021 года

1. Расскажите сотрудникам об электронных трудовых книжках
До 30 июня 2020 года отправьте всем сотрудникам электронные письма с информацией о новых правилах ведения трудовых книжек. Сообщите, что работник может оставить свою бумажную трудовую. Приложите к письму бланки для ответа сотрудников.

Образец письма работодателя сотрудникам

2. Соберите от работников обратную связь.
До 31 декабря 2020 года сотрудники должны вам ответить, хотят ли они оставить бумажные трудовые, и написать об этом в заявлении. Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года, он может сделать это позже — ограничений по сроку нет. Тогда работодатель обязан продолжить вести его бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ)

Образец заявления работника о переходе на электронные трудовые книжки
Образец заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки

3. Измените внутренние документы.
Проверьте документы, в которых прописан порядок работы с трудовыми книжками. В правилах внутреннего распорядка обновите разделы «Приём на работу» и «Выдача сведений о трудовой деятельности».

Дополните раздел «Приём на работу»:

«1.2. При заключении трудового договора работодатель обязан потребовать от поступающего:

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность».

Дополните раздел «Выдача сведений о трудовой деятельности»:

«Обязанности работодателя.
4.1. Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;
в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае её наличия у работодателя).

Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

в период работы не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении — в день прекращения трудового договора.

4.4. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя [email protected]. При использовании электронной почты работодателя работник направляет отсканированное заявление, в котором содержится:

наименование работодателя;
должностное лицо, на имя которого направлено заявление (генеральный директор);
просьба о направлении в форме электронного документа сведений о трудовой деятельности у работодателя;
адрес электронной почты работника;
собственноручная подпись работника;
дата написания заявления.

Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведётся трудовая книжка в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса.

4.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом».

4. Установите программное обеспечение, чтобы отправлять данные в Пенсионный фонд.
Если вы пользуетесь программой 1С, ничего дополнительно устанавливать не нужно. В программе вы можете сформировать отчёт и отправить его в Пенсионный фонд.

Если вы не работаете с 1C, скачайте бесплатную программу от Пенсионного фонда.

Если у вас в штате меньше 25 человек, вы можете подавать отчёт в Пенсионный фонд на бумаге (п. 2.6 ст. 1 закона № 436-ФЗ).

Когда отчитываться в Пенсионный фонд

Работодатель должен присылать в Пенсионный фонд информацию о приёмах на работу, переводах и увольнениях сотрудников.

КогдаПриём на работуПереводУвольнение

2020 год	Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля	Не позднее 15 числа следующего месяца	Не позднее 15 числа следующего месяца
С 2021 года	На следующий день	Не позднее 15 числа следующего месяца	На следующий день

КогдаПриём на работуПереводУвольнениеКогдаПриём на работуПереводУвольнение

2020 год

Не позднее 15 числа следующего месяца. Например, вы приняли сотрудника на работу 5 марта. Отчёт в Пенсионный фонд нужно отправить не позднее 15 апреля

Не позднее 15 числа следующего месяца

С 2021 года

На следующий день

Не позднее 15 числа следующего месяца

На следующий день

Что будет, если не отправлять информацию в Пенсионный фонд

Если работодатель не будет отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении или переводе сотрудников, получит штраф. Какой — ещё неизвестно. Пока нет закона, где указан размер штрафов. Госдума приняла законопроект только в первом чтении. Следить за судьбой законопроекта про штрафы можно на сайте Государственной Думы.

С 1 января 2021 года работодатели должны отправлять в Пенсионный фонд информацию о приёме, увольнении и переводе сотрудников.

В течение 2020 года работодателю нужно:

Рассказать сотрудникам об электронных трудовых книжках.
Собрать от сотрудников заявления: кто хочет перейти на электронные трудовые книжки, а кто — оставить бумажные.
Изменить нормативные локальные акты.
Установить специальные программы, чтобы отправлять в Пенсионный фонд отчёты.

Если сотрудник захочет оставить бумажную трудовую книжку, работодателю придётся вести две книжки: бумажную и электронную.

В течение 2020 года отчёты в Пенсионный фонд нужно отправлять не позже 15 числа следующего месяца. С 2021 года — на следующий день после приёма на работу или увольнения сотрудника.

Если в штате меньше 25 человек, работодатель может отправлять информацию в Пенсионный фонд не в электронном, а в бумажном виде.

Задайте один или несколько вопросов — ваша бизнес-проблема станет темой для статьи в Жизе.

Источник: https://zhiza.evotor.ru/elektronnye-trudovye-knizhki-kogda-i-kak-nuzhno-perejti/

Как оптимизировать работу по переходу на электронные трудовые книжки

2020 год — переходный год, в течение которого задачей кадровиков является подготовка к переходу на электронные трудовые книжки. С 2021 года все работники разделятся на три группы:

работники, которым мы продолжим вести бумажные трудовые книжки;
работники, которые заберут у работодателя бумажные трудовые книжки и перейдут на электронные, то есть на сведения о трудовой деятельности (далее — СТД);
работники, у которых не будет бумажных трудовых книжек, поскольку они впервые трудоустроятся после 2020 года.

С последней категорией у нас тоже могут быть проблемы: некоторым из них придется объяснять, почему это им не оформляются «нормальные» трудовые книжки. Но гораздо больше забот и хлопот у нас будет с первыми двумя категориями.

Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439) предписано в течение 2020 года осуществить целый ряд мероприятий[1].

Однако все ли предписанные мероприятия должны лично и непосредственно выполнять сотрудники кадровых служб? Ответ на вопрос зависит от того, что именно нужно сделать и является ли кадровик только исполнителем или опытным организатором. Давайте попробуем разобраться.

Итак, что же работодатели должны выполнить в 2020 году.

1. Принять или внести изменения в локальные нормативные акты (при необходимости)

Провести аудит кадровых ЛНА могут, разумеется, только кадровики. Цель такого аудита — выявить в ЛНА все нормы, где есть упоминания о трудовых книжках, и дополнить их указанием на СТД, как это сделано в ст. 1 Федерального закона № 439. Для полной уверенности в правильности новых формулировок можно привлечь к этому сотрудников юридического отдела.

2. Внести изменения в коллективный договор (при необходимости)

Подготовить и обсудить изменения с представителями профсоюзной организации — это тоже дело кадровиков. Вполне вероятно, что и к этой работе нужно будет привлечь юристов.

3. Обеспечить техническую готовность к представлению СТД в Пенсионный фонд России

Конечно, мы тоже будем этим заниматься, но следует привлечь и IT-подразделение, оформив это отдельным пунктом в приказе о мероприятиях по подготовке к переходу на электронные трудовые книжки.

Отметим, что подобный приказ не является обязательным, особенно если всю работу по подготовке к переходу кадровики возьмут на себя.

Но если нужно задействовать другие подразделения и их руководителей, то приказ необходим, чтобы указания исходили не от отдела кадров (необязательный характер), а от руководителя организации.

4. Выделить адрес электронной почты

Работодатели будут обязаны предоставить работникам СТД за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении — в день прекращения трудового договора;
после увольнения (не полученные при увольнении) — также не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.

[1] Статья 2 Федерального закона № 439.

И. В. Журавлева, консультант по трудовому праву

и кадровому учету

Источник: https://www.profiz.ru/kr/3_2020/ETK_kak_optimizirovat_/

Полностью ли отмененыбумажные трудовые книжки?

Хотя, основная суть принятых изменений заключается в отказе от физических бумажных носителей в пользу виртуальных записей для данного документа, изымать и уничтожать классические книжки никто не собирается. Их действие и значимость по-прежнему сохраняются, но ровно до тех пор, пока владелец сам не решит перейти на новый формат учета сведений о его работе.

Лицам, которые дают согласие на электронный вид записей о трудовом стаже, старая книжка выдается на руки. Как следствие, она выходит из кадрового документооборота, и впредь восстановить ее будет уже нельзя.

Для справки:

Вместе с тем, дополнительной особенностью перехода на электронные трудовые книжки является подход к впервые принятым на работу гражданам с 2020 года. Такие лица уже не смогут завести привычный для многих бумажный табель (книжку). Их кадровые перемещения по умолчанию будут фиксироваться только в цифровом виде.

Таким образом, действие бумажных трудовых книжек остается в силе. Однако, полное исключение их из работы всего лишь вопрос времени. С течением времени от них либо откажутся сами владельцы. Либо с приходом нового поколения работников бумажные носители сами собой исчезнут, поскольку, выдаваться больше не будут.

Как перейти на электронныетрудовые книжки персоналу?

Запущенный процесс смены носителей информации, в действительности, носит двусторонний характер. С одной стороны, работодатели озадачены тем, как перейти на электронные трудовые книжки. А вот с другой, и их сотрудники должны определиться, что им делать дальше, и стоит ли переходить на новый стандарт.

Читайте:

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки.

Если гражданин делает выбор в пользу ведения электронных записей его деятельности, то от него потребуется минимум действий. Чтобы перейти на электронную трудовую книжку, ему потребуется только составить заявление и отразить в нем суть своего выбора. После чего передать документ в отдел кадров своей компании.

Как перейти на электронныетрудовые книжки работодателю?

В свою очередь, процедура перехода для организаций намного более объемна, чем для самих сотрудников. Здесь нужно оформить и внутренние документы, и оповестить персонал о предстоящих изменениях, а также подготовить техническую базу для бесперебойной работы кадровых специалистов и сдачи отчетности.

Как перейти на электронныетрудовые книжки пошаговая инструкция:

1.Назначить ответственного и подготовить внутренний приказ

Источник: https://mytopfinance.ru/kak-perejti-na-elektronnye-trudovye-knizhki/

Процедура перехода на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется по строгому алгоритму.Шаг 1. Работодатель письменно уведомляет работников.Шаг 2. Работники пишут заявление о согласии или сохранении бумажного формата.

Шаг 3. Отдел кадров начинает сдавать новый ежемесячный отчет в ПФР — СЗВ-ТД.

Отдельного ФЗ об электронных трудовых книжках (ЭТК) нет. Их внедрение закреплено в ТК РФ. Это ст. 66.1, она регламентирует перевод сведений о деятельности работников в цифровую форму. Электронная трудовая книжка это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных ПФР. Для работодателя вводится обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях. В КоАП РФ закреплена ответственность за сроки и полноту данных о работе и стаже сотрудников.

Пенсионный фонд РФ издал подробную инструкцию на своем сайте.

Чем отличается от бумажной версии

Состав информации в ЭТК не меняется. Но вот увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка 2020, нельзя — у нее нет физического носителя. Просмотреть данные можно в личном кабинете ПФР через кабинет страхователя и распечатать сведения.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход на новую версию добровольный. Если человек захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. В любом случае, согласен работник на переход или хочет оставить все по-старому, ему надо написать заявление. Тем, кто устраивается на работу впервые в 2021 году, оформят только ЭТК.

Пошаговый алгоритм перехода

Работодатель или кадровая служба должны уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 30.06.2020. До конца этого же года работнику надо определиться с видом учета и написать соответствующее заявление. Целесообразно выпустить приказ о переходе на электронные трудовые книжки, назначить ответственных, утвердить порядок перевода.

Шаг 1. Уведомление работников

Возможны индивидуальные разъяснения или единое информационное сообщение. Важно, чтобы уведомление о переходе на электронные трудовые книжки было письменным. Ознакомьте с ним всех сотрудников.

ЭТО ИНТЕРЕСНО: Ветеран труда бурятии как получить

Шаг 2. Написание работниками заявлений

О том, как перейти на электронные трудовые книжки, работникам разрешено думать до конца 2020 года. Для удобства заранее подготовьте 2 варианта заявления и разошлите сотрудникам.

Подготовка и переход на электронные трудовые книжки в 1С уже ведется, внедрены формы заявлений и отчет.

Шаг 3. Проверка бумажных бланков

Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между рукописным и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в отчет СЗВ-ТД попадут неверные сведения.

Шаг 4. Подготовка к сдаче новой отчетности

Впервые отчет отправили в феврале 2020. На каждого гражданина РФ в ПФР открыты лицевые счета. С 01.01.2020 в них появится раздел «Сведения о трудовой деятельности». Он заполняется данными из отчета СЗВ-ТД.

Идет постепенный переход на электронные трудовые книжки, последние новости содержат нерешенные вопросы: пока не ясно, сдавать ли отчет, если кадровых изменений не было.

Если работники написали заявления о переходе на ЭТК или произошли кадровые передвижки, отчет обязателен.

В 2020 году отчет подается до 15-го числа месяца, следующего за кадровыми передвижениями. В 2021 порядок изменится: после приема или увольнения сотрудника его направляют не позже следующего за произошедшим событием дня.

Шаг 5. Изменение внутренних кадровых документов

Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.

Источник: https://ppt.ru/art/tk/perekhod-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Электронные трудовые книжки: этапы перехода — Эльба

Уже в 2020 году появятся электронные трудовые книжки и они не смогут существовать без нового отчёта. В статье разберём, как сотрудникам и работодателям к этому подготовиться.

1 этап — 2020 год

Старые трудовые книжки ведут, как обычно, на бумаге.
Форму новой трудовой новоиспечённый сотрудник вправе выбрать сам.
Текущие работники должны письменно рассказать, с какой трудовой книжкой им важно остаться в следующем году. Вы, в свою очередь, должны уведомить их об этом в письменном виде до 30 июня. То есть написать уведоление и дать сотруднику под роспись.

Пример уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Образец заявления работника на электронную трудовую:

Образец заявления с просьбой оставить бумажную трудовую:

2 этап — 2021 год

Новые трудовые книжки оформляют только в электронном виде — выбора больше нет.
Работникам, которые выбрали электронный формат, отдают бумажную трудовую на руки. С 2021 года сведения о их трудовой деятельности формируются только электронно.
Работникам, которые выбрали бумажный формат, продолжают вносить сведения в бумажную трудовую. При этом работодатель всё равно отчитывается о его стаже электронно, то есть по сути ведёт бумажную книжку одновременно с электронной.
Работникам, которые не написали заявление совсем, тоже оставляют бумажную трудовую книжку и дублируют сведения в электронном виде.

Как это будет работать и при чём тут СЗВ-ТД

У электронной книжки не будет физического носителя, если не считать выписку оттуда, обычную бумажку. Формироваться сама электронная книжка будет в ПФР. Чтобы у ПФР для этого были данные, придумали новый отчёт — СЗВ-ТД. Любая запись, которая была бы в трудовой книжке, сейчас будет в этом отчёте. Он ежемесячный и не сильно сложный, его графы говорят сами за себя:

Срок подачи в 2020 — не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором случилось хоть какое-то кадровое событие. Чаще всего это: приём на работу, увольнение, перевод или подача заявления о выборе формы трудовой книжки.

Реже: переименование работодателя; присвоение сотруднику новой профессии, специальности или квалификации; судебный запрет занимать ту или иную должность. Что ещё важно: при самой первой подаче отчёта за какого-либо сотрудника нужно заодно показать сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

А состояние на 1 января 2020 — это последнее кадровое событие, которые произошло с сотрудником на эту дату.

В январе 2020 предприниматель Денис повысил свою помощницу Алису до должности «старший помощник». Теперь он должен отправить СЗВ-ТД до 17 февраля 2020 (15 февраля оказалось субботой). В отчёте он укажет:

— информацию о переводе Алисы,

— её последнее кадровое событие на начало 2020 года, которое было её приёмом на работу в 2018 году.

Если за весь 2020 год у вас не случится ни одного кадрового события, то СЗВ-ТД нужно будет подать только в 2021 году — до 15 февраля. В нём покажите последнее кадровое событие каждого сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года.

Почему электронная трудовая — это хорошо

Если переход будет технологичным, то вот наше идеальное будущее: электронные трудовые книжки интегрируются с порталом госуслуг, кадровая служба, ПФР, ФСС, банки и визовые службы быстро получают информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудника на сайте ПФР, при приёме на работу сотрудники ничего не приносят. Это будет особенно удобно при трудоустройстве удалённых работников, при потере книжек и расчёте больничных. Напомню, размер больничных и пособий зависят от стажа, сейчас его неудобно высчитывают по трудовой.

А эльба поможет?

В Эльбе задача по СЗВ-ТД откроется примерно 20 февраля. Отчёт сдают через новый приёмный комплекс ПФР. Чтобы подключиться к нему, нужно будет подать заявление в нашем сервисе. Если хотите подать заявление заранее, принесите его в фонд в бумажном виде: вот бланк для ИП, а вот для ООО. Но мы советуем дождаться обновления Эльбы. Простите, что задержались, но знайте: штрафовать за опоздание не будут.

Повторим: сдавать СЗВ-ТД нужно, только если в 2020 году вы нанимали, увольняли, переводили сотрудников на другую должность или получали заявления о переходе на электронные книжки.

Статья актуальна на 31.01.2020

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1409/elektronnye-trudovye

Электронные трудовые книжки: как перестроить кадровый документооборот в 2020 году

В чём суть электронных трудовых книжек и как на них перейти

С 2020 года все компании должны будут перестроить свой кадровый документооборот из-за введения так называемых электронных трудовых книжек. Новый формат трудовых книжек с точки зрения внутренних бизнес-процессов компании имеет как важные плюсы, так и ощутимые минусы. Давайте разберёмся, как компании перейти на использование электронных трудовых книжек и что будет за нарушение правил их ведения.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

В соответствии с изменениями, внесёнными в Трудовой кодекс РФ федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек сотрудников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Сведения будут храниться на сервере, а сотрудник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в её бумажную версию, а именно:

Ф.И.О. сотрудника;
место работы;
периоды работы;
должность (профессия, специальность);
квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
даты приёма на работу, увольнения, перевода на другую работу;
основания увольнения.

Как сотруднику получить сведения из трудовой книжки

Сотрудникам периодически необходимы сведения из трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки нужно запросить у работодателя выписку из неё, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить:

у последнего работодателя;
по запросу в ПФР или МФЦ;
в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

При трудоустройстве сотрудник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешённым.

Полагаем, этот вопрос будет решён внесением изменений в нормы либо работодателям придётся представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на электронные трудовые книжки

I. Оповестить персонал о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до сотрудников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого нужно издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления с локальными нормативными актами. Каждый сотрудник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 года включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки:

II. Получить от сотрудника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 года сотрудники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном сотрудником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки:

Если работодатель получил от сотрудника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, а также электронную трудовую книжку. Право сотрудника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом также сохраняется право отказаться от неё и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч. 4, 5 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Электронные трудовые книжки таких специалистов не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления. При этом бумажная трудовая книжка выдается на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки:

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, не имевшие возможности обратиться к работодателю с указанными заявлениями до 31 декабря 2020 года могут сделать это в любое другое время после этой даты. К таким сотрудникам относятся:

специалисты, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении сотрудников, впервые поступивших на работу, начиная с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются. Сведения о трудовой деятельности таких специалистов ведутся исключительно в электронном виде (ч. 8 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

III. Внести изменения в локальные нормативные акты, коллективные и трудовые договоры

В первую очередь следует провести ревизию внутренних документов, локальных нормативных актов, коллективных и трудовых договоров, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек. При необходимости следует внести в такие документы изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

В частности, изменений могут потребовать:

Книга учёта движения трудовых книжек, их бланков и вкладышей. В случае отказа сотрудника от бумажной трудовой книжки отпадёт необходимость ведения её учёта. После выдачи бумажной книжки сотруднику на руки в Книгу учёта движения трудовых книжек следует внести дату выдачи трудовой книжки сотруднику, а также его расписку получении трудовой книжки.
Положение о ведении и хранении трудовых книжек. Некоторые организации оформляют порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек в виде самостоятельного локального нормативного акта. Этот документ не является обязательным и может носить любое название. Тем не менее, если в компании есть такой документ и он предусматривает возможность ведения трудовых книжек только на бумаге, следует внести в него изменения, согласно которым трудовая книжка также может быть электронной.
Трудовые и коллективные договоры. Внесение условий о порядке ведения трудовых книжек в текст трудового договора практикуется крайне редко. Однако если в договоре всё же есть такое условие, следует проверить, не противоречит ли оно новым правилам оформления трудовых книжек и при необходимости изменить его.
Другие локальные нормативные акты и документы, содержащие правила оформления трудовых книжек. Условия, содержащиеся в таких документах, необходимо привести в соответствие с новыми правилами оформления электронных трудовых книжек.

IV. Передавать в ПФР данные о работниках

Одновременно с введением электронных трудовых книжек всех работодателей обяжут представлять в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности сотрудников для формирования электронных трудовых книжек. Соответствующие изменения будут внесены в федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

Для этого утверждён проект формы сведений для предоставления в ПФР и порядок её заполнения. Скачать их можно с сайта ПФР:

По каждому сотруднику работодателем сдается отдельный отчет СЗВ-ТД.

С 1 января 2020 года форму СЗВ-ТД нужно подавать до 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые изменения (приём на работу, перевод, увольнение), либо было подано заявление о переходе на электронную трудовую книжку/об оставлении бумажной книжки.

Если в 2020 году в отношении сотрудника не случится никаких кадровых мероприятий и он не заявит о выборе варианта ведения трудовой книжки, первая СЗВ-ТД по такому сотруднику должна быть представлена не позднее 15 февраля 2021 года.

В подаваемой впервые форме СЗВ-ТД указываются сведения о трудовой деятельности сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, где он работает, а также вид выполняемой работы).

В 2021 году СЗВ-ТД нужно будет сдавать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник перевёлся на другую постоянную работу, или подал заявление о выборе варианта ведения его трудовой книжки.

Для случаев увольнения и приёма на работу установлены отдельные сроки представления СЗВ-ТД в 2021 году. С 1 января 2021 года направлять в ПФР форму СЗВ-ТД сразу же после принятия на работу или увольнения работника, не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме на работу или об увольнении.

Сведения в ПФР можно будет представить как на бумаге (форма должна быть подписана руководителем или доверенным лицом), так и в форме электронного документа (форма подписывается усиленной квалифицированной подписью).

Если число сотрудников 25 и более, сведения представляются только в электронном виде. Если менее 25, то по выбору работодателя – в электронном виде или на бумажном носителе.

Ещё одна форма СЗИ-ТД будет заполняться и выдаваться работодателем сотруднику по запросу последнего. Кроме того, её нужно будет выдать сотруднику в день его увольнения. Такая форма также может быть оформлена как на бумаге за подписью руководителя, так и в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чем грозит несоблюдение правил ведения электронных трудовых книжек

Законопроектом № 748758-7 предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица. За данное нарушение в адрес работодателей будет выноситься предупреждение.

Предупреждения работодателям будут выносить инспекторы Роструда, которые будут получать соответствующую информацию о допущенных нарушениях из ПФР.

Источник: https://biz360.ru/materials/elektronnye-trudovye-knizhki-kak-perestroit-kadrovyy-dokumentooborot-v-2020-godu/