Где регистрируется трудовой договор

Где регистрируется трудовой договор — Советы от юриста

01 января 2020 Пригодится для: Предприниматели

Разобрали, как правильно оформить работника и не бояться встречи с проверяющими из Гоструда.

Лимиты на работников

На упрощённой системе нанять работников могут только предприниматели 2–3-й групп.

Группа/система налогообложения	Количество работников
1-я группа	запрещено нанимать работников
2-я группа	не больше 10 человек
3-я группа	ограничений нет
общая система	ограничений нет

Группы единого налога для ФЛП

Трудовой договор

Если вам нужен специалист, который на постоянной основе будет выполнять определённые обязанности, — продавец в магазин, бариста в кофейню, менеджер — оформите с ним трудовой договор.

Для выполнения конкретной задачи, ограниченной по времени, например, для специалиста по монтажным работам, достаточно подписать договор гражданско-правового характера.

Оформление работников: продавцы, официанты, менеджеры, дизайнеры, уборщики
Трудовой договор заключается письменно, в нём вы прописываете обязанности и права работника и ваши как работодателя. Один экземпляр оставляете у себя, второй отдаёте работнику.

Регистрировать трудовой договор в налоговой или центре занятости не нужно.

В качестве шаблона можно взять форму договора из Приказа № 260. Удалите из текста упоминания о центре занятости, регистрации договора и добавьте информацию о должности, размере зарплаты, опишите работу, график и выходные, продолжительность отпуска и испытательного срока.

Трудовой договор (образец)

Больше нюансов пропишете — легче будет доказать нарушение работником условий трудового договора, если соберётесь его уволить.

Но не перестарайтесь, в договоре не должно быть пунктов, которые нарушают трудовое законодательство, например что работать надо без выходных.

Шаги предпринимателя для оформления работника

Трудовой договор заключают на основании заявления соискателя о приёме на работу, в нём он пишет дату начала работы и должность. Если такого заявления у вас нет, не страшно: своё намерение работать у вас сотрудник подтвердил, когда подписал договор.

Вот список документов, которые нужно запросить у работника:

• паспорт или другой документ для удостоверения личности;
• РНУКПНРегистрационный номер учётной карточки плательщика налогов (ранее ИНН). У работника может и не быть налогового номера, если он отказался от его получения из-за религиозных убеждений, в таком случае достаточно серии и номера паспорта;
• трудовая книжка, если работник будет трудиться у вас по основному месту работы.

Вы можете попросить работника принести диплом, сертификат или другой документ об образовании, если работа у вас требует специальных знаний.

Также могут понадобиться:

• справка о состоянии здоровья, если работать придётся во вредных и опасных для здоровья условиях, сотрудник должен пройти медосмотр;
• льготники, инвалиды, родители несовершеннолетних детей или детей-инвалидов должны предоставить документы, подтверждающие право на льготы;
• другие документы, в т. ч. военный билет для военнообязанных, приписное свидетельство для призывников для ведения воинского учёта, справка об освобождении для освобождённых из колоний и тюрем.

Трудовой договор бывает срочным и бессрочным: срочный трудовой договор заключают на определённый срок или на время выполнения работы, а бессрочный — на неопределённый срок.

Договор вступит в силу после того, как оформите приказ (распоряжение) о приёме на работу и уведомите налоговую, что у вас появился работник.

Эти документы обезопасят вас от штрафов, если Гоструда придёт с проверкой.

Условие о неоплачиваемом отпуске в трудовом договор

Распоряжение о приёме на работу

Оформлять распоряжение или приказ обязательно Согласно ч. 3 ст. 24 КЗоТ (письмо Минсоцполитики от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15), в нём надо указать дату начала трудовых отношений, должность, основание — трудовой договор. Дата в приказе — накануне выхода сотрудника на работу.

Уведомление о приёме работника

Уведомление надо подать в налоговую, где состоите на учёте как предприниматель (форма утверждена Постановлением № 413). Сделать это надо до того, как сотрудник приступит к работе.

Подать уведомление можно: через онлайн-сервисы, бесплатно — через электронный кабинет плательщика, подписав документ ЭЦПЭлектронная цифровая подпись; передать лично инспектору на бумаге вместе с электронной копией. Исключительно на бумаге уведомление подают, если заключили трудовые договоры максимум с пятью работниками.

Уведомление в налоговую о приёме работника

Не забудьте проставить дату и количество заполненных строк, оно должно соответствовать количеству работников.

Важно, чтобы совпадали даты начала работы в уведомлении, трудовом договоре и приказе о приёме на работу.

Трудовой договор можно оформить в любое время до выхода сотрудника. А вот приказ о приёме на работу нужно оформить хотя бы за день до начала работы. Ведь работодатель должен ещё успеть уведомить ГФСГосударственная фискальная служба, что у него появился новый работник.

Записи в трудовую книжку

Если принимаете сотрудника на основное место работы и тот трудится более пяти дней, нужно заполнить его трудовуюКак заполняют трудовые книжки работников предприниматели, описано в п. 2.21-1 Инструкции № 58, но этот пункт не приведён в соответствие с КЗоТ..

В графе 3 без номера и даты напишите заголовок — полное название ФЛПФизическое лицо — предприниматель , а уже далее записываем информацию:

• графа 1 — порядковый номер записи в трудовой;
• графа 2 — дата, с которой работник приступил к работе, должна совпадать с датами в приказе и трудовом договоре;
• графа 3 — название должности/работы, разряд (класс, категория), цех или отдел, например, «принят на должность специалиста по продажам»;
• графа 4 — номер и дату приказа о приёме на работу.

И ставите под этой информацией свою подпись.

Название работы, должность и профессия работника в трудовой книжке должны соответствовать данным в Классификаторе профессий ДК 003:2010 Классификатор профессий. Названия профессий из классификатора работодатели вносят в трудовой договор и трудовую книжку сотрудника. .

Налоги и отчётность за работников

По закону вы обязаны платить работнику зарплату не меньше минимальной — в 2020 году это 4723 грн в месяц. Если приняли сотрудника на неполный рабочий день, зарплата рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Во сколько ФЛП обойдётся сотрудник в 2020 году

Как работодатель вы выступаете налоговым агентом своих работников и должны платить за них налоги.

Из зарплаты работника надо удержать 18% НДФЛНалог на доходы физических лиц  и 1,5% военного сбора и перечислить эти деньги в бюджет.

Вот пример.

Из зарплаты 4723 грн удерживается:

НДФЛ: 4723 грн × 18% = 850,14 грн.

ВС: 4723 грн × 1,5% = 70,85 грн.

Зарплата «чистыми» на руки: 4723 грн − 850,14 грн − 70,85 грн = 3802,01 грн.

За счёт денег предпринимателя надо уплатить ЕСВЕдиный социальный взнос. Ставка — 22% от зарплаты. Если работнику начислена минимальная зарплата в 2020 году это — 4723 грн, ЕСВ составит 1039,06 грн.

Единый соцвзнос уплачивается в день выплаты зарплаты. НДФЛ и ВСВоенный сбор — во время получения в банке денег на выплату или при перечислении денег на зарплатную карту работника. Если платите зарплату наличными из выручки, то перечислить НДФЛ и ВС можно на протяжении трёх дней.

За работников надо подавать два отчёта.

Налоговый расчёт по форме № 1ДФ, где вы отчитываетесь за НДФЛ и ВС, подавать нужно раз в квартал, в течение 40 дней после его окончания.

Расчёт № 1ДФ: когда подавать и как заполнить

Отчёт по ЕСВ № Д4 — ежемесячно, в течение 20 дней после окончания отчётного месяца.

Штрафы за неоформленных работников

За неоформленных работников штрафуют. Так, за допуск к работе человека без оформления трудового договора и за выплату зарплаты «в конверте»:

• за первое нарушение к ФЛП-единщикам применяют письменное предупреждение;
• к ФЛП на общей системе и 4-й группе ЕН — 10 минималок, это 47230 грн в 2020 году;

За повторное нарушение в течение двух лет штраф — 141690 грн30 минимальных зарплат за одного неоформленного работника. 

А ещё будут админштрафы:

• от 8,5 тыс. до 17 тыс. грн, если попались впервые;
• от 17 тыс. до 34 тыс. грн за повторное нарушение в течение года, за которое к ФЛП уже применялись штрафные санкции (ст. 41 КоАП).

Правда Верховный суд считает, что неправомерно штрафовать работодателя за допуск сотрудника к работе без оформления трудового договора сразу по двум статьям — ч. 2 ст. 265 КЗоТ и ч. 3 ст. 41 КоАП (постановление ВС/КАС от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16).

Бывает, что предприниматель не допускает проверяющих из Гоструда, за такое дерзкое поведение тоже штрафуют — 75568 грн в 2020 году (это 16 минималок). 

Если инспектор пришёл не искать неоформленных сотрудников, а проверять, как соблюдают трудовое законодательство, а его не допустили к проверке, ФЛП оштрафуют на три минимальных зарплаты — 14169 грнТри минимальных зарплаты..

Если забыли подать в налоговую уведомление, что приняли работника или не составили письменный договор:

• финансовый штраф — 4723 грн (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Его налагает инспектор Гоструда, а размер определяет суд на основании протокола инспектора;
• админштраф за отсутствие договора — от 340 до 850 грн;
• за то, что не уведомили ГНС, оштрафуют на 510–1,7 тыс. грн.

А ещё предприниматели часто не хотят оформлять трудовой договор и заключают с работником договоры гражданско-правового характера. Уведомление в налоговую в этом случае подавать не надо. По договору ГПХДоговор гражданско-правового характера исполнитель получает вознаграждение за результат, а не зарплату за процесс работы. И это два разных договора.

Договоры ГПХ с физическими лицами

Договор ГПХ не стоит заключать, если работник трудится у вас на постоянной основе, при проверке его могут переквалифицировать в трудовой, а вас оштрафуют и доначислят налоги.

Источник: https://onixhome.ru/trudovoe-pravo/gde-registriruetsya-trudovoj-dogovor.html

Трудовой договор нужно ли регистрировать в налоговой

Согласно Трудовому кодексу РФ, принимать человека на предприятие без соответствующего контракта нельзя, в том числе на 1-2 месяца или на испытательный срок. В случае если ИП осуществляет трудоустройство сотрудника без письменно оформленного соглашения, он нарушает закон. Согласно ст. 67 ТК РФ, контракт де-факто считается заключенным с момента, когда сотрудник приступил к своим трудовым обязанностям с ведома или по поручению индивидуального предпринимателя.

Законом предусматриваются следующие виды соглашений между работниками и ИП: срочный или бессрочный трудовой договор или гражданско-правовой документ. Гражданско-правовой вариант чаще всего оформляется при необходимости найма граждан для разовых работ, для видов деятельности, не требующих соблюдения режима рабочего дня и графика, для удаленно работающих сотрудников.

Регистрация трудового договора, заключаемого физическим лицом — работодателем

Если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии были признаны трудовыми отношениями, работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня признания этих отношений трудовыми отношениями, если иное не установлено судом (ст. 67 ТК РФ).

Согласно ст. 307 ТК РФ работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, при прекращении трудового договора с работником обязан в уведомительном порядке зарегистрировать факт прекращения указанного договора в органе местного самоуправления, в котором был зарегистрирован этот трудовой договор. Следовательно, обращаться необходимо именно в тот орган местного самоуправления, где договор был зарегистрирован первоначально.

Прием на работу ИП – нужно ли регистрировать договор

Обязанность в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления, а также в уведомительном порядке зарегистрировать факт прекращения трудового договора в органе местного самоуправления, в котором был зарегистрирован этот трудовой договор, возлагается только на работодателей − физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Интересное:  Сводная ведомость брянск чернобыльцы 2019

Таким образом, обязанность в уведомительном порядке зарегистрировать трудовой договор с работником в органе местного самоуправления, а также в уведомительном порядке зарегистрировать факт прекращения трудового договора в органе местного самоуправления, в котором был зарегистрирован этот трудовой договор, возлагается только на работодателей − физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Нужна ли регистрация трудовых договоров в ООО или ИП

В настоящее время предусмотрена обязанность зарегистрировать трудовые договоры с работниками в органе местного самоуправлении, только для работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями (ч. 4 ст. 303 ТК РФ). Для ИП такая обязанность отменена (http://www.1kadry.ru/#/document/131/76503/), а для ООО, обязанность зарегистрировать трудовой договор ТК РФ никогда предусмотрена не была.

неуведомление Главного управления по вопросам миграции МВД России о заключении или расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем либо извещение с нарушением порядка, срока и формы уведомления является нарушением законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).

Трудовой договор ИП с работником

Работников можно принять по гражданско-правовому договору (ГПД), но тогда могут возникнуть проблемы, поскольку фактически это будет всё тот же трудовой договор только с другим названием. По ГПД работники самостоятельно должны отчитываться перед налоговой. НДФЛ Вы, как агент, за них будете платить.

ИП, заключившие трудовые договора с работниками, а также выплачивающие по договорам гражданско-правового характера вознаграждения, на которые в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, регистрируются в отделении ПФ РФ по месту жительства указанных физических лиц, в срок не позднее 30 дней со дня заключения соответствующих договоров.

Все об учете и регистрации трудовых договоров

В том случае, если человек устраивается на работу первый раз, тогда ему необходимо предоставить только ИНН и паспорт. Для того чтобы зарегистрировать договор в центре занятости при его заключении должен присутствовать как предприниматель, так и сотрудник предприятия. Все документы необходимо подавать в центр занятости по мету регистрации предприятия.

Интересное:  Какие документы нужны для подачи 3 ндфл за обучение 2019

В трудовом договоре предприниматель должен указать дату его заключения, дату регистрации и учетный номер. В конце обе стороны должны подписать такой договор и заверить его печатью. Если у работника предприятия заключен трудовой договор, то в трудовой книжке о данном факте должна появиться запись.

После того, как срок договора истечет, либо одно из лиц прекратит сотрудничество досрочно, в трудовом договоре необходимо будет поставить соответствующую запись. Для этого, предпринимателю и работнику необходимо опять приехать в центр занятости и подписями заверить факт прекращения действия данного договора.

На протяжении 3 дней данный договор должен быть снят с регистрации, а в журнале регистрации трудовых договоров необходимо поставить соответствующую отметку.

Временный трудовой договор с работником для ип без уплаты налогов

Договор заключен на определенный период. Большинство индивидуальных предпринимателей думают, что когда наступит последний рабочий день, прописанный в документе, работник считается уволенным и больше ничего делать не надо. Однако процесс расторжения происходит абсолютно по-другому.

Часто временные сотрудники нужны на места женщин, находящихся в отпусках по уходу за ребенком. Но может быть и такая ситуация, что постоянный работник не может выполнять свои трудовые обязанности по состоянию здоровья, например, попал в автомобильную аварию или пострадал в результате стихийного бедствия. Тогда в трудовом договоре указывается, что временный работник считается уволенным со дня выхода человека из декрета или больничного.

Трудовой договор с ИП

На сегодняшний день так сложилось, что индивидуальный предприниматель не воспринимается многими соискателями работы как полноценный работодатель. Между тем, для такого предубеждения нет никаких весомых оснований.

Гарантии работнику предоставляет не ИП или ООО, а наличие или отсутствие правильно оформленного (то есть в соответствии с Трудовым Кодексом РФ) трудового договора.

Поэтому вопрос о том, как оформить работника в ИП официально, имеет только один ответ: просто соблюдая требования законодательства.

Трудовой договор с ИП может отражать два типа отношений: в первом случает ИП – работодатель, а во втором случае ИП выступает как исполнитель, то есть официально работает помимо своей предпринимательской деятельности. В данной статье рассмотрим первый вариант – трудовой договор с ИП заключает наемный работник.

Интересное:  На Какой Срок Лучше Брать Ипотеку При Досрочном Погашении

Оформление работников в ИП, что необходимо в 2020

Трудовой договор между работником и работодателем составляется в 2 экземплярах для каждой из сторон. При составлении данного документа важно соблюдать нормы статьи 57 « трудового договора» Трудового кодекса РФ, в которой прописаны обязательные условия для включения в трудовой договор.

Внимание! С 1 января 2020 года лицам, производящим выплаты физическим лицам, в том числе организациям, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам; индивидуальным предпринимателям (в том числе главам КФХ), имеющим расчетный счет и начисляющие выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц не требуется обращаться в ПФР для регистрации и снятия с регистрационного учета.

С чего начать оформление работника в ип по тк рф в 2020 году и документы

Когда ИП только создано и начинает функционировать, бизнесмен не задумывается над тем, чтобы нанять себе в помощь работников. Если дело растет и расширяется, без штата сотрудников уже не обойтись, конечно, придется взять на себя дополнительную ответственность перед государством и обеспечить работников соответствующими условиями труда, но рано или поздно с этим сталкивается каждый успешный предприниматель.

1. Работник занимает конкретную должность и работает постоянно.
2. Он подчиняется руководителю и исполняет его распоряжения, учитывает требования трудового распорядка и рабочий график.
3. Факт проведения профессиональной деятельности регистрируется в трудовой книжке.
4. С заработной платы удерживаются нужные налоговые отчисления: формирующие будущую пенсию, на случай временной утраты трудоспособности, получения травмы.
5. Среди социальных гарантий такому сотруднику положены регулярная выплата заработка, причем ежемесячный размер зарплаты не может быть ниже установленного законодателями в 2020 году МРОТ.
6. 30 дней в год сотрудник может позволить себе оплачиваемый отпуск, больничные и декретные тоже оплачиваются.
7. При увольнении возможно возмещение компенсации.
8. Чтобы оформить трудовой контракт, сотруднику нужно составить заявление о приеме на работу, на основании которого ИП оформляет приказ.

26 Июн 2018      glavurist         2526      

Источник: https://mainurist.ru/privatizatsiya/trudovoj-dogovor-nuzhno-li-registrirovat-v-nalogovoj

Где должен быть зарегистрирован трудовой договор?

   При оформлении нового сотрудника формируется его личное дело. А начало трудовых отношений закрепляется подписями в трудовом договоре.

Если требуется изменить какие-то условия договора, оформляется допсоглашение к нему.

И допсоглашение, и договор должны храниться 75 лет, но перед тем, как отправить личное дело в архив, эти документы должны храниться в кадровых делах.

Чтобы быстро найти, в какой папке находится тот или иной документ, незаменимым помощником будет журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Обязателен ли журнал

Что говорит закон

Ни одним нормативным актом не вменяется организациям обязанность ведения журналов регистрации документов. Одним лишь исключением является книга учёта трудовых книжек.

Но по общим правилам делопроизводства заводить журналы нужно, ведь регистрировать надо все документы, носящие справочный характер. Да и в перечне ФТС есть журнал регистрации, то есть в номенклатуру их вносить всё же нужно.

Кроме этого, журнал регистрации – вещь полезная и для самого кадровика.

Зачем нужна регистрация трудовых договоров

По требованию ФТС документы, касающиеся трудоустройства, к коим относятся и договора, и допсоглашения к ним, хранить нужно не меньше 75 лет. После увольнения сотрудника его личное дело передаётся либо в архив фирмы, либо в архив города. И передача должна производиться строго по описи.

Вот тут-то и пригодится журнал – его можно использовать в качестве описи. Иначе придётся расшивать всё дело и переписывать все документы из дела вручную.

Важно

Ещё один плюс: по инструкции делопроизводители (а к ним относятся и кадровики) должны вкладывать в папку с делом не больше 250 листов.

Если считать постранично, то договоров, состоящих из 2 листов в среднем, в деле помещается всего 125. И это не считая приложений и допсоглашений.

Очевидно, что одной папкой тут не обойдёшься.

А если затребуют, например, проверяющие или инспекторы пенсионного фонда копию договора на работника, работающего у вас уже лет 5? По дате на деле можно найти саму папку, ну, а договор отыщется с помощью журнала.

Как оформить журнал регистрации трудовых договоров

  Во-первых, его нужно обязательно внести в номенклатуру, если ещё не внесли. Бланк журнала можно либо в магазине или типографии купить, либо сделать самостоятельно, что дешевле. Если хотите сами распечатать, вот вам инструкция.

Титульную страницу можно оформить по образцу (скачать образец). На странице обязательно должно быть указано название фирмы, заголовок, срок хранения, дата заведения и окончания журнала. Окончание вы, естественно, впишете вручную.

Далее нужно распечатать таблицу. Сколько страниц вам нужно – сами решайте, всё зависит от того, из скольких страниц состоит проект трудового договора. Если двухстраничных документов в папку помещается 125, то примерно столько строчек будет и в журнале.

Таблица будет состоять из шести столбцов:

• порядковый номер;
• дата;
• ФИО сотрудника;
• должность;
• отдел;
• примечание.

Образец таблицы можете скачать тут.

Так как допсоглашение – это часть договора, то и хранить их следует вместе. Поэтому в столбце с примечанием вы вписываете, что приложено допсоглашение, которое и подколете к договору.

Важно

Нюанс: если договоры у вас под номерами, нужно добавить столбик и для этого реквизита.

После того, как распечатаете страницы, пронумеруйте их и прошейте. Прошивку нужно закрепить печатью, подписать, написать, сколько листов прошнуровано.

Электронный журнал

   Есть множество кадровых программ, в которых есть функция регистрации трудовых договоров. Применять её можно, но помните, что все программы в вашем компьютере должны быть легальными по закону о защите персональных данных.

Оптимально, если вместе с электронным журналом вы будете вести и рукописный, ведь от сбоя системы никто не застрахован. Да и если возникнут расхождения, то предпочтение всегда отдаётся бумажному варианту.

Преимущества электронного журнала такие:

• быстро можно найти любой договор;
• облегчение работы;
• возможность распечатать журнал в любой момент и прикрепить его к закрытому делу;
• можно работать и в Ворде, и в табличном редакторе;
• быстро можно сформировать выписку.

Ещё одно удобство – программа самостоятельно присваивает номера к договорам, поэтому перед оформлением нового сотрудника не нужно искать последний регистрационный номер.

Нюансы

Не обязательно с нового года заводить новый журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, можно продолжать его до закрытия дела.

Когда один том заполнится, к другому тому нужно заводить свой журнал, тогда нумерация начнётся сначала.

Важно

Если в журнале обнаружится ошибка, его нужно досрочно закрывать и заводить новый, ведь исправления и приписки в регистрирующих документах недопустимы.

Источник: https://sudznatoki.com/gde-dolzhen-byt-zaregistrirovan-trudovoy-dogovor/

Нумерация трудовых договоров в организации: правила оформления

В делопроизводстве у кадрового работника всегда находится много различных документов. В практике встречаются ситуации, когда нужно быстро найти ту или иную бумагу, в этих целях все документы должны подвергаться строгому учету.

Так, например, регистрация трудовых книжек производится в дополнительном журнале. В целях организации деятельности и порядка среди документов не лишним будет завести в отделе кадров предприятия журнал с нумерацией оформленных контрактов.

О том, как грамотно присвоить номер заключенному контракту, подскажет данная статья.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Какую роль играет коллективный трудовой договор в организации? Читайте в нашей статье.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

От редакции

Номера трудовых контрактов также можно делать идентичными тем, что на приказах о приеме на работу. В таком случае даже если данные договоров совпадут, даты заключения будут разными. Кроме того, это удобно, потому что их номера будут одинаковыми.

Присвоение трудовым договорам порядковых номеров – задача добровольная.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

(Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Основная ее цель – упорядочение делопроизводства, а также идентификация и облегчение поиска документов в архивах.

Каковы же особенности проставления порядковых номеров на подобных документах? Разберем вопрос в этой статье.

Журнал регистрации трудовых договоров: применение, правила ведения, рекомендации

Хотя журнал регистрации трудовых договоров и не является обязательным, его использование достаточно удобно и полезно. Росархив в своём постановлении от 6 сентября 2000 года перечислил, какие документы на предприятии обязательно нужно учитывать.

Востребованность журнала трудовых договоров

Упомянутое постановление не уточняет, в какой форме организации обязаны вести учёт трудовых контрактов и соглашений к ним, так что предприятие вправе само выбрать эту форму.

Если использовать книгу, то её не надо будет прошивать и пломбировать до сдачи в архив, зато хранить нужно будет 75 лет.

Журнал же позволит при любой спорной ситуации быстро получить доступ к нужным данным.

Если какой-либо уволенный работник обратится в суд и через него затребует информацию о трудовом договоре, то важно сделать это без промедления — в противном случае суд будет заведомо настроен против организации. Кроме того, журнал позволяет оптимизировать документооборот и без проволочек решать внутренние организационные вопросы.

Как видите, страницы уже подготовлены для ведения полноценного учёта. В примечаниях к каждой записи можно указывать дополнительную информацию о том, какую работу выполнял нанятый сотрудник и каков был результат.

Нумерация записей

Довольно часто, ведя журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, люди сталкиваются с трудностями при нумерации. Чтобы регистрировать и нумеровать документы правильно, следует помнить несколько ключевых моментов:

1. В первой графе «Пункт по порядку» пишется номер документа по порядку в журнале и указывается дата регистрации. Сам номер документа писать здесь не надо — для этого есть отдельная графа.
2. В третьей графе «Номер договора» столбец только один, однако если регистрируется дополнительное соглашение, то его номер обычно указывается в отдельной графе под номером 10.

Впрочем, чтобы было удобнее находить документы, в том числе и дополнительные соглашения, обычно структура журнала немного видоизменяется, тем более что строгая отчётность ему не обязательна.

Графу «Номер договора» можно разбить на две подграфы, чтобы указывать отдельно номер документа и номер дополнительного соглашения.

Это позволит кадровику при работе журналом свести воедино информацию о каждом документе, какое бы количество дополнительных соглашений к нему ни добавлялось.

Ведение учёта

Бланк журнала становится основой для ведения документа. Сам же журнал оформляется по общим правилам российского делопроизводства — никаких особых трудностей это не вызовет. Учитывайте лишь несколько основных нюансов:

1. Обложка должна быть долговечной, жёсткой или полужёсткой.
2. Бумагу нужно использовать проклеенную офисную, плотность не меньше 60 граммов на квадратный метр.
3. На титульном листе указывается наименование работодателя, а также пишется название документа и указываются даты его начала и окончания.
4. Заранее нумеруются все страницы.
5. Первую страницу оставляют пустой или используют его под образец заполнения.
6. На второй странице указываются сведения о сотрудниках, ответственных за ведение журнала. Здесь указываются порядковый номер, период, личные данные, должность сотрудника, основание назначения (приказ или распоряжение); ставится подпись ответственного лица.
7. Далее каждый разворот журнала используется для заполняемых данных. Указываются, помимо номера по порядку, даты и номера самого трудового договора и дополнительного соглашения, также личные данные, должность и профессия сотрудника, его структурное подразделение, даты заключения и расторжения соглашения, характеристики проделанной работы.
8. На последней странице указывается, когда журнал был закрыт, прошит, опечатан и сдан в архив. Дата указывается прописью, указываются также номера контрактов и дополнительных соглашений, которые были внесены в журнал, число заполненных страниц, должность и личные данные сотрудника.

Ошибки при ведении журнала

Если при ведении журнала были допущены ошибки, то нужно будет досрочно его закрывать и начинать новый.

Самая распространённая ошибка — это внесение в первую графу номеров самих документов вместо номеров по порядку их следования в журнале.

Как правило, это создаёт проблему при внесении первого дополнительного соглашения, в связи с чем кадровик и обнаруживает недочёт.

На последней странице досрочно закрываемого журнала следует в таком случае сделать запись о том, что закрыт он был именно в связи с ошибочным ведением.

После этого заводится новый журнал. Информация при необходимости может быть переписана уже без ошибок.

Никаких взысканий и штрафов за подобные ошибки законодательством не предусмотрено.

Источник: https://bogunskaia.ru/trud/nomer-trudovogo-dogovora.html

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти. Практическим опытом делится консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий семинаров Ирина Мурнина.

В Трудовом кодексе Российской Федерации очень подробно описано содержание, сроки, порядок заключения многие другие аспекты трудового договора, важнейшего для взаимоотношений работника и работодателя документа.

Датирование трудового договора

Трудовые договоры оформляются, регистрируются и хранятся кадровой службой организации.

Там, где штатная численность невелика (на практике – не более 100 человек), кадровая работа, как правило, возлагается на главного бухгалтера или секретаря руководителя.

Возложение обязанностей по ведению кадровой работы обязательно оформляется приказом руководителя. Соответственно трудовые договоры ведут и хранят либо кадровики организации, либо уполномоченные на ведение кадровой работы должностные лица.

Дата трудового договора проставляется в его начале, ниже наименования документа — трудовой договор. Обратите особое внимание на эту дату. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. 

Оптимальным считается вариант, когда трудовой договор и приказ о приеме на работу оформляются в первый для работника рабочий день. Договор оформлен, датирован, подписи и печать организации – на месте, казалось бы, можно выдавать на руки работнику (ст. 67).

Но выдавать рано, потому что после оформления трудовой договор необходимо внести в регистрационную форму.

«Про регистрацию трудовых договоров в Трудовом кодексе нет ни слова» – могут возразить мне некоторые неопытные офисные работники, и будут правы лишь отчасти, потому что Трудовой кодекс – это федеральный закон, который не должен и не может детально прописывать очевидные факты.

А нумерация?

Регистрация документа фиксирует факт его создания или поступления в организацию. Допустим, договор оформили, подписали, дату поставили, а номер – нет. То есть документ создали, но этот факт зафиксировали частично. То ли забыли, то ли не захотели: «Зачем нам лишняя бюрократия?».

Ну а дальше в суде может возникнуть проблема доказательства подлинности такого договора, его оформления в установленном законом порядке и в установленные законом сроки.

А закон говорит абсолютно четко: «В письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе» (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). И виноватым окажется тот, кто этот закон нарушил. 

Все вопросы о нарушении закона в этом случае, суд направит работодателю, а не работнику, потому что работник сам себе трудовой договор не оформляет – это обязанность работодателя. И потом это просто невозможно для работника. Вот и придется работодателю доказывать свою законнопослушность всеми доступными способами, в т.ч. и при помощи регистрации трудовых договоров.

Так что, перед выдачей одного экземпляра (подлинника) трудового договора на руки работнику документ необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации трудовых договоров с работниками предприятия. Номер проставляется на всех экземплярах договора, непосредственно после наименования документа «Трудовой договор № 00», либо под наименованием документа:

Трудовой договор

№ 00.

Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, прошит, прошнурован и заверен подписью руководителя и печатью организации. Для электронной регистрации необходимо предусмотреть отсутствие возможности движения номеров, хотя двигать номера трудовых договоров вроде бы нереально. Ведь один экземпляр хранится у работника. А с учетом уже уволившихся Но на практике у нас возможно все, так что лучше подстраховаться.

Форма журнала произвольная, но в нее вносятся все необходимые данные, позволяющие оперативно отыскать документ.

Журнал регистрации трудовых договоров, для примера, может содержать следующие главы:

• Дата и номер трудового договора Ф.И.О. работника, с которым заключен трудовой договор.
• Должность, место работы, контактный телефон.
• Вид работы, (основная, по совместительству).
• Срок трудового договора.*
• Наличие испытательного срока (дата начала и окончания).
• Дата и номер приказа о приеме на работу. 
• Даты и номера изменений к трудовому договору.   
• Номер дела, в которое подшит трудовой договор.

* Указать срочный или на неопределенный срок, указать даты начала работы, для срочных трудовых договоров – также дата окончания. 

При необходимости можно дополнить эту таблицу другими графами или исключить лишние, с точки зрения специалиста, позиции.

Номер договора может быть обычным порядковым номером по очередности регистрации, а может быть дополнен цифровым или буквенным обозначением структурного подразделения, в которое принят работник, другими дополнительными кодами, позволяющими оперативно и качественно вести поисковую и информационно-справочную работу с трудовыми договорами.

Один экземпляр – на руки работнику

Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Для отдельных категорий работников может быть предусмотрено оформление трудового договора и в большем количестве экземпляров (ст. 67 Трудового кодекса РФ).

Подпись представителя работодателя скрепляется печатью организации (для работодателей – юридических лиц), а для работника полностью указываются паспортные данные.

Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который будет храниться у работодателя (См. указанную выше статью Трудового кодекса). Причем, работник собственноручно и от руки делает запись на подлиннике договора: «Один экземпляр трудового договора от 00.00.

0000 № 00 получен», затем ставит свою подпись, указывает расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату получения своего экземпляра договора. Работник может также расписаться в получении экземпляра трудового договора в соответствующей графе Журнала регистрации трудовых договоров.

Это совершенно не обязательно, законом не регламентировано и отсутствие подписи в журнале (в отличие от подлинника трудового договора) нарушением не является.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора.

Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса. 

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству. 

Где и как хранить трудовой договор

Тот экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело (для госслужащих), которое хранится в соответствии с ст.

656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, с указанием сроков хранения 75 лет с последующей сдачей в архив.

Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело.

В настоящее время в сообществе делопроизводителей и архивистов обсуждается целесообразность сокращения срока хранения кадровых документов до 50 лет. Но даже при таком подходе срок хранения трудовых договоров остается весьма значительным, т.

к эти документы служат доказательной базой при возникновении проблем не только в период работы у конкретного работодателя или непосредственно после увольнения, но в период начисления пенсии по старости, при неправильном заполнении, утрате трудовой книжки. 

При помощи трудовых договоров подтверждают периоды работы, наличие вредных и(или) опасных условий труда и многие другие факторы, влияющие на размер пенсии, которая для всех для нас, как зима для коммунальных служб, наступит совершенно неожиданно, но неотвратимо. 

И.В. Мурнина

консультант по вопросам
делопроизводства, автор и ведущий семинаров

Источник: http://naar.ru/articles/Trudovye-dogovory-objazatelno-registrirovat/

Регистрация трудового договора

Но самая главная особенность трудовых договоров, заключаемых предпринимателями — работодателями, состоит в следующем. Все заключенные трудовые договоры предприниматели обязаны зарегистрировать в соответствующем органе местного самоуправления (ст. 303 Трудового кодекса РФ). Например, в Москве это районные управы.

Как правило, непосредственно регистрацию договоров осуществляют специалисты отделов по труду, социальным вопросам либо специалисты отделов по общим вопросам. Если же ответственный за регистрацию не назначен, то предпринимателю можно посоветовать обратиться в администрацию с письменным требованием зарегистрировать договор, а в обоснование требования сослаться на ст. 303 Трудового кодекса РФ.

При этом Трудовой кодекс РФ не говорит о том, каким именно должен быть порядок регистрации и каковы полномочия местных органов власти при регистрации трудовых договоров.

На наш взгляд, местные органы власти не вправе устанавливать разрешительный порядок регистрации трудовых договоров. Проще говоря, местные власти не вправе отказывать в регистрации «неправильных», с их точки зрения, трудовых договоров. Ведь сам Трудовой кодекс РФ ни слова не говорит о возможности отказа в регистрации трудовых договоров.

В то же время местные власти вправе проводить экспертизу договоров, представленных на государственную регистрацию, и в случае обнаружения нарушений рекомендовать их исправить либо передавать сведения в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Если работодатель не зарегистрирует трудовой договор, то его может наказать инспекция труда в соответствии со ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Кроме того, трудовой стаж работника по незарегистрированному договору, скорее всего, засчитываться не будет.

Следует иметь в виду, что по незарегистрированным трудовым договорам претензии могут возникнуть и со стороны налоговых органов: предприниматель не имеет права уменьшать свой облагаемый доход на сумму расходов по оплате труда таких работников.

Предприниматели определяют свои расходы по тому же перечню, что и организации (ст. 221 Налогового кодекса РФ). Это относится и к расходам на оплату труда. Статья же 252 Налогового кодекса РФ предписывает, чтобы документы, подтверждающие расходы, были оформлены в соответствии с законодательством РФ. А регистрация трудового договора как раз и есть требование законодательства.

Вот каково мнение многих работников налоговых органов по этому вопросу. Индивидуальный предприниматель, выступающий в роли работодателя, должен составлять трудовой договор в трех экземплярах: один — для себя, второй — для работника, а третий — для налоговой инспекции.

Потом он должен этот третий экземпляр зарегистрировать в местных органах власти и принести его в налоговую инспекцию. Ведь налогоплательщик обязан представлять в налоговую документы, необходимые для исчисления налогов (пп. 5 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

Причем сдать договор в налоговые органы надо в течение месяца с момента его заключения.

На наш взгляд, такие требования налоговых работников незаконны. В ст.

Трудовые договоры: обязательно регистрировать

67 Трудового кодекса РФ прямо указано, что трудовой договор заключается в двух экземплярах. Следовательно, предприниматель может не выполнять требование о третьем экземпляре как неправомерное, сославшись на пп. 11 п. 1 ст. 21 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, Налоговым кодексом РФ не установлена обязанность налогоплательщика по представлению в налоговый орган экземпляров трудовых договоров с работниками. Такая обязанность (представить копию трудового договора) может возникнуть у налогоплательщика, только если налоговый инспектор пришлет письменный запрос.

Обратите внимание: Трудовой кодекс требует обязательной регистрации трудового договора при его оформлении. Обязательной же регистрации расторжения или изменения трудового договора Кодекс не требует.

С каждым годом становится всё популярнее здоровый стиль жизни. Люди бросают курить, начинают заниматься спортом, подсчитывают калории в продуктах, которые употребили за день, контролируют лишний вес. Существует ряд видов спорта 

Технология широкоформатной печати подразумевает тиражирование полиграфической продукции больших параметров на специальных «широких принтерах» и плоттерах. Благодаря применению такого мощного современного оборудования можно получать отпечатки разных форматов А1, А2, А3 и 

Утепление – важный процесс любого ремонта дома. ведь именно от него будет зависеть долговечность конкретной стены и фасада в целом. Сегодня производители предлагают самые разнообразные материалы для утепления – минеральная 

Регистрация трудовых договоров в органах местного самоуправления

В нашей сегодняшней публикации мы расскажем своим читателям о том, как должен заключаться трудовой договор с ИП, какие требования предъявляются к этому документу.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (статья 20) упоминаются несколько категорий работодателей. Работодатели делятся на:

• юридических лиц;
• физических лиц.

Физические лица в Трудовом кодексе подразделяются на две категории:

1. Физлица, которые зарегистрированы в качестве ИП (индивидуальных предпринимателей).

   Данная категория работодателей характеризуется тем, что свою предпринимательскую ИП направляют на получение прибыли, при этом, не образовывая юридического лица.

2. Физлица, заключающие с работниками трудовые договора. Их целью является или личное обслуживание, или дополнительная рабочая сила.

Трудовой договор ИП с работником: условия заключения

Для того чтобы заключить трудовой договор с ИП необходимо соблюдать ряд условий. В трудовом договоре с ИП обязательно должна содержаться такая информация:

• наименование работодателя;
• данные работника;
• паспортные данные работодателя;
• паспортные данные работника;
• размер оклада, прописанный в трудовом Договоре, не должен быть ниже регионального МРОТ (обратите внимание – ориентироваться необходимо именно на размер регионального МРОТ, он всегда выше, или равнозначен федеральному МРОТ);
• налогоплательщика (кроме лиц, которые не зарегистрированы в качестве ИП);
• дата заключения трудового договора;
• место заключения трудового договора.

Следует обратить внимание на то, что трудовой договор ИП с работником имеет стандартную форму. При этом индивидуальный предприниматель имеет полное право вносить свои поправки в условия трудового договора с ИП.

В случае если условия договора подлежат изменению, то работодатель обязательно должен в письменной форме оповестить об этих изменениях работника. Срок оповещения работника об изменениях трудового договора с ИП, по законодательству РФ, составляет 14 календарных дней.

Обязанности работодателя в трудовом договоре работника с ИП

Для того чтобы начать трудовые отношения работник-работодатель, необходимо заключить трудовой договор ИП с работником. На законодательном уровне это условие закреплено в Трудовом кодексе РФ (статья 303).

По закону ИП имеет ряд обязанностей, а именно:

1. Обязательно заключать трудовой договор с работником, предоставив все условия договора в письменном виде.
2. Для работников, которые впервые официально трудоустраиваются, работодатель оформляет необходимые страховые пенсионные свидетельства.
3. В обязательном порядке уплачивать страховые взносы и взносы в ПФР в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Для зарегистрированных индивидуальных предпринимателей заключение трудового договора с наемными работниками носит упрощенный характер.

Трудовой договор с ИП не нужно регистрировать в органах местного самоуправления (по месту жительства).

Документы работников для заключения трудового договора с ИП

В соответствии со статьей 65 Трудового кодекса РФ, для того чтобы работник мог оформить трудовой договор с ИП, он должен предоставить работодателю документы:

• паспорт;
• трудовая книжка (при наличии);
• документ об образовании (оконченном или об окончании профессиональных курсов);
• документы воинского учета (для военнообязанных);
• свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС).

При первом официальном трудоустройстве трудовую книжку и свидетельство пенсионного страхования работника оформляет работодатель.

Образец трудового договора с ИП можно скачать по этой ссылке:

С 2017 года на основании ст. 309.2 Трудового кодекса РФ, работодатели (организации и ИП), относящиеся к микропредприятиям, могут полностью или частично отказаться от принятия локальных трудовых нормативных актов. Вместо этого с 2017 года условия труда можно закрепить непосредственно в трудовых договорах, заключенных с работниками на основе типовой формы.

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Нажимая на кнопку «Отправить» вы подтверждаете, что ваш не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

Источник: https://bookerlife.ru/registracija-trudovogo-dogovora/

Прием на работу по трудовому договору (пошаговая инструкция)

Процедура оформления сотрудника по трудовому договору состоит из следующих этапов:

1. Получение документов от работника.
2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
3. Заключение трудового договора.
4. Оформление и регистрация документов на работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим каждый из них более подробно:

1. Получение документов от работника

При оформлении на работу нового сотрудника от него необходимо получить пакет документов. В зависимости от должности и предъявляемых к ней требований этот перечень может меняться.

Обязательные документы:

• Паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности по форме № 2П, свидетельство о рождении, документ, подтверждающий личность иностранного гражданина).
• Трудовая книжка (подробно о ведении, хранении и внесении данных в трудовую книжку здесь).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• Военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу (если принимаемый на работу сотрудник является военнообязанным).

Примечание: если работник не имеет трудовой книжки и СНИЛС (первое место работы), то работодатель обязан их оформить. Исключение составляет прием на работу дистанционных сотрудников, когда трудовой договор заключается путем обмена электронными документами. В данном случае работник сам получает СНИЛС в отделении ПФР и направляет сведения о нем работодателю.

Дополнительные документы:

• Диплом или иной документ, подтверждающий наличие образования (аттестат и т.п.).
• Справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка. Требуется в случаях, когда должность требует прохождения обязательного медосмотра (см. слайдер ниже);
• Справка о наличии (отсутствии) судимости (обязательна для представления при устройстве на должность педагогического работника, госслужащего, судебного пристава, работника таможенных органов и т.д.).
• ИНН (при его наличии). Отсутствие ИНН не может являться препятствием для принятия сотрудника на работу, так как оно не включено в перечень обязательных документов и отказ в приеме на работу по факту отсутствия указанного документа является необоснованным.
• Заграничный паспорт.
• Справка 2-НДФЛ (необходима, в случае если работник хочет получать налоговые вычеты).
• Справка о сумме з/п за последние 2 года (необходима для расчета пособий по больничному в случае, если расчет будет производиться исходя из заработной платы у предыдущих работодателей).
• Разрешение на работу (патент) – для иностранных граждан и лиц без гражданства, если осуществление трудовой деятельности без указанных документов невозможна.
• Медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы на Крайнем Севере (если сотрудник принимается на работу в указанный регионе).
• Сведения о доходах и имуществе супруга (супруги), несовершеннолетних детей. Предоставление указанного документа обязательно для госслужащих, сотрудников Центробанка (на ряд должностей), муниципальных служащих.
• Заявление о приеме на работу. Cоставление заявления о приеме не является обязательным условием для заключения трудового договора и его отсутствие не может являться основанием для отказа в принятии на работу. Исключение составляют только государственные и муниципальные служащие обязанные составить данное заявление.

Обязательному медосмотру при заключении трудового договора подлежат следующие категории граждан:

• Несовершеннолетние.
• Работники вредных производств и производств с опасными условиями труда.
• Работники, связанные с движением транспорта.
• Сотрудники, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и иных приравненных к нему местностей.
• Работники, принимаемые на вахтовую работу.
• Граждане, принимаемые на работу в сферу общепита, торговли, водопроводных сооружений, медуслуг, детского образования (детские сады, школы и т.п.).
• Сотрудники, принимаемые на подземные работы.
• Иные сотрудники, обязательность прохождения медосмотра которых, установлена законодательством РФ.

2. Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора, сотрудника необходимо ознакомить с локальными нормативными актами. Эти документы разрабатываются работодателем самостоятельно, с учетом направления его деятельности. С одними из них ознакомление является обязательным, с другими – только при их наличии в организации.

Документы, обязательные для ознакомления:

Документы, обязательные для ознакомления только при их наличии в организации:

1. Должностная инструкция.

   В случае если в трудовом договоре отсутствует перечень выполняемых сотрудником обязанностей, они прописываются в должностной инструкции, которая является, в свою очередь, неотъемлемой частью договора. Унифицированной формы данного документа нет — она разрабатывается работодателем самостоятельно и является его внутренним локальным документом.

   Примечание: если должностная инструкция не подписана работником, то применить к нему меры взыскания за неисполнение прописанных в инструкции обязанностей, нельзя.

2. Положение о материальной ответственности.
3. Положение о документообороте.
4. Коллективный договор.
5. Положение о социальном обеспечении работников.
6. Иные, разработанные в организации документы.

После того, как работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, он должен расписаться в листе ознакомления, после чего лист сшивается с актом, нумеруется и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Обратите внимание, что в скором времени вступит в силу закон упрощающий кадровый учет микропредприятий, в частности, указанные работодатели смогут не принимать локальные нормативные акты, а также не вносить сведения о работе в трудовую книжку сотрудника. В настоящее время закон подписан Президентом РФ, ожидается его официальное опубликование (после которого он вступит в силу спустя 180 дней).

3. Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается в письменной форме и составляется в двух экземплярах: один отдается работнику, второй остается у работодателя. При этом на экземпляре, оставшемся у работодателя, должна стоять подпись работника, получившего договор.

Примечание: присвоение номеров трудовым договорам законом не предусмотрено, но может быть введено работодателем для упрощения учета и идентификации указанных документов. Также закон не требует проставление печати в трудовом договоре для организаций – ООО и АО.

Трудовой договор должен в обязательном порядке содержать предусмотренные законодательством сведения. Их отсутствие в договоре делает данный документ недействительным. Помимо обязательных условий, работодатель может внести в договор дополнительные, но они при этом не должны ухудшать положение работника.

Обязательные условия для включения в трудовой договор:

• ФИО работника;
• наименования работодателя-организации или ФИО ИП;
• данные о лице, подписавшем трудовой договор со стороны работодателя (его представителе);
• паспортные данные работника и работодателя-ИП;
• ИНН (при его наличии);
• место и дата заключения договора;
• место работы (если работник принимается в филиал-необходимо указать подразделение и адрес местонахождения филиала);
• должность в соответствии со штатным расписанием (если должность не включена в штатное расписание указание ее в договоре недопустимо);
• дата начала работы;
• дата окончания работы если договор срочный (отсутствие в договоре срока действия подразумевает его бессрочность);
• условия оплаты труда (размер оклада, доплаты, надбавки, премии, иные поощрительные выплаты);
• режим рабочего времени и отдыха;
• гарантии и компенсации при работе с вредными и опасными условиями труда (если работник принимается на такую работу);
• условия труда на рабочем месте;
• условие об обязательном соцстраховании.

Образцы заполнения

Образец трудового договора с внутренним совместителем (скачать).

Образец трудового договора с внешним совместителем (скачать).

Образец трудового договора с дистанционным сотрудником (скачать).

Образец трудового договора с генеральным директором (скачать).

4. Оформление и регистрация документов на работника

После оформления трудового договора на сотрудника необходимо составить:

Приказ о приеме на работу составляется после оформления трудового договора по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а. Указанный документ подтверждает факт принятия сотрудника на работу, а также является основанием для внесения сведений в трудовую книжку и личную карточку работника.

Более подробно с порядком и образцами заполнения приказа о приеме на работу вы можете ознакомиться здесь.

Одним из обязательных документов, составляемых после заключения трудового договора является личная карточка сотрудника. Подробнее о заполнении личной карточки сотрудника здесь.

Карточкам лицевого счета составляется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной в течение года. Документ оформляется сотрудником бухгалтерии по формам Т-54 и Т-54а.

Более подробно с порядком и образцом заполнения карточки лицевого счета вы можете ознакомиться здесь.

Указанный документ используется для учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Новую форму карточки, рекомендованную ПФР и ФСС можно скачать здесь.

Образец заполнения карточки можно скачать здесь.

Примечание: рекомендованная ФСС и ПФР форма не является обязательной к применению, в связи с чем работодатель на ее основе (с учетом рекомендаций указанных органов) может разработаться удобную для себя форму.

Работодатели, заключившие трудовой и гражданско-правовой договоры, обязаны вести учет доходов работников и сумм исчисленного и удержанного с данных доходов НДФЛ. Указанный документ не имеет обязательной унифицированной формы, в связи с чем работодатель обязан самостоятельно разработать его форму.

Регистр по доходам и НДФЛ должен содержать следующие обязательные сведения:

• ФИО сотрудника.
• ИНН или паспортные данные.
• Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент).
• Суммы выплаченных работнику доходов и предоставленных налоговых вычетов.
• Даты выплаты дохода.
• Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ.
• Даты удержания и перечисления НДФЛ.
• Реквизиты платежных поручению на перечисление подоходного налога в бюджет.

Образец заполнения налогового регистра по доходам и НДФЛ (скачать).

5. Внесение записи в трудовую книжку

Работодатель обязан вести трудовые книжки каждого из своих сотрудников если они проработали в организации свыше пяти дней. Исключение составляют лишь совместители.

Примечание: данные о заключении гражданско-правового договора в трудовую книжку не вносятся.

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие правила:

• cведения вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу;
• данные вносятся только работодателем, либо его должностным лицом, уполномоченным на то соответствующим приказом;
• сведения вносятся перьевой, гелевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета;
• заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации;
• после графы 3 заполняется графа 1 в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9;
• в графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом. Сведения вносятся арабскими цифрами;
• в графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться;
• в графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу;

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/

Образец книги регистрации трудовых договоров 2020 года

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

Скачать документбесплатно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

• содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
• отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения книги и ее окончания;
• период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

• дата заключения трудового договора, его номер;
• фамилия-имя-отчество сотрудника;
• структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
• должность;
• характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

• конфиденциальность;
• простата оформления и заполнения документа;
• более легкий контроль за ее сохранностью;
• минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Скачать документбесплатно

Источник: https://assistentus.ru/forma/kniga-registracii-trudovyh-dogovorov/